AdLib.

Tekst en foto's: Huib Tijssens

Zo nu en dan horen jullie van een collega of tijdens het Sypcafé iets over AdLib. Maar wat is dit nu precies en waartoe dient het?

Wisten jullie dat:
- ons Kasteel-Museum meer dan 10.000 museale objecten herbergt, waarvan meer dan een kwart niet wordt getoond in de vaste opstelling?
- de meeste objecten in de collectie door de jaren heen van een inventarisnummer zijn voorzien en dat de details zijn vastgelegd op handgeschreven papieren velletjes, die waren opgeborgen in dozen en ordners?
- zo'n 30 jaar geleden is begonnen om de gehele papierwinkel te vervangen door een systeem met getypte inventariskaartjes, die als ze op elkaar zouden worden gestapeld samen ruim 2,5 meter hoog zouden zijn?
- zo'n 8 jaar geleden is besloten om het gehele kaartsysteem om te zetten naar een geautomatiseerd systeem en dat daarvoor het voor musea ontworpen computerprogramma AdLib werd aangeschaft?

- dit systeem vereist dat per invoernummer tenminste 15 zaken worden vastgelegd, zoals objectnaam, objectnummer, algemene beschrijving, wanneer verworven, maker, datering, materiaal, land van herkomst, maten, staat van onderhoud, evt. wanneer aan wie uitgeleend, evt. wanneer en door wie gerestaureerd, evt. literatuurverwijzing en standplaats in het kasteel?
- inmiddels meer dan 8.000 inventarisnummers zijn ingevoerd (en let wel dat bijvoorbeeld een 50-delig servies maar 1 hoofdnummer heeft en dat elk bordje, kopje en schoteltje met een eigen subnummer moet worden vastgelegd)?

- sinds we AdLib in huis hebben naar schatting 25 mensen zich voor kortere of langere duur hebben ingezet om te helpen deze "monniken"-klus te klaren?
- momenteel 2 vrijwilligers (Margot en Bettie) hun beschikbare tijd voor Sypesteyn volledig aan AdLib wijden en 1 andere (Anita) voor een deel?
- qua aantallen ingevoerde nummers Anita de absolute topper is met de invoering van de beschrijving van ruim 1200 prenten en tekeningen en nog eens 400 pamfletten?
- van alle geregistreerde objecten digitale foto's worden gemaakt die aan het AdLib systeem gekoppeld gaan worden en dat Aad van Wegen, de broer

van onze conservator Rik, en soms ook wel Aadlib genoemd, er al meer dan 4000 heeft gemaakt?
- dit alles ten doel heeft onze collectie digitaal toegankelijk te maken, wat niet alleen handiger voor onszelf is, maar ook voor samenwerking met collega musea (voor bijvoorbeeld bruiklenen) en onderwijsinstellingen (educatie) en zeker te stellen dat wij straks de aan de nieuwe aangescherpte eisen voor museumregistratie kunnen voldoen?
- dit al weer de 100ste bijdrage is aan onze blog, sinds die in januari 2011 door onze onvermoeibare Antoinette Stals werd opgestart en grotendeels door haarzelf is gevuld met allerhande boeiende stukjes over het reilen en zeilen van Sypesteyn? Hulde daarvoor!